Keep IT simple – Wie Microsoft 365 unser Arbeiten verändert

Jürgen Kurz, Autor von „Erfolgreich digital zusammen arbeiten“ und Experte für Büro-Effizienz, beantwortet Fragen rund um Microsoft 365.

Durch die Coronakrise gab und gibt es in vielen Büros einen Digitalisierungsschub. „Erfolgreich digital zusammen arbeiten“ lautet das Motto in Unternehmen und Behörden, aber auch in Schulen und Vereinen. Vielfach wird dabei mit Software aus dem Hause Microsoft gearbeitet. Parallel zum ersten Lockdown gab es ein Rebranding des Microsoft Office. Das Microsoft-Paket wurde um weitere Dienste erweitert. Was bedeutet das für diejenigen, die Microsoft-Produkte anwenden?

Microsofts Office-Pakete gibt es schon seit mehr als 30 Jahren und in vielen Büros wird damit gearbeitet. Über all diese Jahre hinweg waren wir das gleiche Schema gewohnt: In Zyklen von drei, vier, vielleicht fünf Jahren meldete sich die IT-Abteilung und kündigte ein neues Update der Office-Programme an.

Nach der Installation wurden die Neuerungen unter die Lupe genommen:

• Die Benutzeroberfläche sah nun etwas moderner aus.
• Es kamen einige neue Funktionen dazu.
• Manchmal änderte sich auch nur die Anordnung der wichtigsten Befehle in der Menüleiste.

Bis man sich an die ein oder andere Umstellung gewöhnt hatte und mit den Programmen wieder genauso produktiv arbeitete wie vorher (manchmal auch etwas produktiver), dauerte es ein paar Wochen.

Es waren ja auch nicht allzu viele Tools – Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote. Einige wenige nutzten daneben auch noch Publisher und Access. Und nach dieser Phase der Umgewöhnung war man für die kommenden Jahre erstmal sicher vor neuen Änderungen.

Damit machte Microsoft nun Schluss! Das klassische Office-Paket, wie wir es lange Jahre kannten, wurde zum Auslaufmodell. Microsoft revolutionierte sein Office-Paket und das Ergebnis heißt Microsoft 365.

Was steckt genau hinter Microsoft 365?

Das Modell von Microsoft 365 nennt sich „Software as a Service“ (SaaS); die Lizenz für die Nutzung von Microsoft 365 wird also gemietet und nicht mehr gekauft. Mit den regelmäßigen Zahlungen gehen permanente Updates einher. Die klassischen Versionssprünge von Office 2010 auf 2013, 2016, 2019 etc. entfallen damit. Wir als Nutzer bekommen neue Funktionen in kleinen, leicht verdaulichen Häppchen. Das macht die Eingewöhnung an Neuerungen deutlich einfacher; die Übergänge von Änderung zu Änderung sind fließend.

Noch deutlicher fällt auf, dass sich Microsoft 365 bei Weitem nicht mehr nur auf die bisherigen Programme des Office-Pakets konzentriert. Microsoft 365 erweitert die Zahl der Programme auf etwa 30 einzelne Anwendungen:

Welche dieser Tools brauche ich denn wirklich?

Das stellt viele Unternehmen vor eine Herausforderung. Doch es gibt einen Weg durch dieses digitale Dickicht. Für die normale Arbeit im Büro reicht es aus, wenn Sie sich auf die fünf folgenden Programme beschränken:

1. Outlook
2. OneNote
3. OneDrive
4. SharePoint
5. Teams

Für Ihr persönliches Selbstmanagement nutzen Sie Outlook, OneNote und OneDrive. Damit decken Sie die folgenden Funktionen ab:

• E-Mail-Verarbeitung sowie die persönliche Planung Ihrer Termine und Aufgaben erfolgt in Outlook.
• Die digitale Dokumentation Ihrer persönlichen Projekte, Termine, Meetings etc. geschieht in OneNote.
• Für die Ablage persönlicher Dateien nutzen Sie OneDrive.

Für die Zusammenarbeit im Team erweitern Sie die drei Systeme für das Selbstmanagement noch um die beiden Tools SharePoint und Microsoft Teams. Diese decken dabei die folgenden Funktionen ab:

• Die Ablage gemeinsam genutzter Dateien erfolgt per SharePoint.
• Projektbezogene Kommunikation in Form von schriftlichen Nachrichten, Anrufen und Videokonferenzen (virtuellen Meetings) geschieht innerhalb von Microsoft Teams.
• Ergänzend kann Planner in Microsoft Teams eingebunden werden, um mit diesem Tool die gemeinsame Aufgabensteuerung im Team zu organisieren.

Wie sollten wir Outlook, OneNote und OneDrive nutzen, um die persönliche Organisation zu gestalten?

Über Outlook erledigen Sie nach wie vor das Verarbeiten Ihrer E-Mails. Das Programm stellt auch weiterhin den persönlichen Kalender sowie Ihre persönliche Aufgabenliste bereit. Damit haben Sie Ihre E-Mails, Termine und Aufgaben im Griff. Unsere Tipps dazu haben wir im Buch „So geht Büro heute!“ beschrieben.

Einige Tipps zum Verarbeiten von E-Mails finden Sie als Gratis-Download hier.

Die digitalen Notizbücher in OneNote sind bestens für jegliche Form digitaler Dokumentation geeignet – sei es für das Festhalten bestimmter Informationen, Entscheidungen oder Ergebnisse für persönliche Projekte, die Vorbereitung von Terminen, die persönlichen Protokolle von Gesprächen oder auch das eigene Wissensmanagement. Auch hierzu finden Sie in „So geht Büro heute!“ unsere Tipps.

Einige Tipps zum zum Arbeiten mit OneNote finden Sie als Gratis-Download hier.

OneNote ist der Ort für das, was früher auf Papier notiert wurde. Das gilt für persönliche Notizen. Und auch für die Zusammenarbeit im Team bleibt OneNote wichtig: Die geteilten Notizbücher werden zur zentralen Dokumentationsplattform. Sie lassen sich leicht in Microsoft Teams integrieren.

OneDrive ist der persönliche Cloudspeicher für jeden einzelnen Mitarbeiter.

Microsoft 365 bietet aber daneben eine weitere cloudbasierte Speichermöglichkeit, nämlich SharePoint. Wann wird welches Tool genutzt?

Wir empfehlen folgende Unterscheidung:

• SharePoint stellt die digitalen Aktenschränke für die gemeinsam genutzten Dokumente dar, die im Laufe der Zusammenarbeit entstehen.
• OneDrive dagegen ist der persönliche Cloudspeicher für jeden einzelnen Mitarbeiter.

Diese Unterscheidung hat folgenden Hintergrund:

• Der Grundsatz von OneDrive ist: Auf Daten, die in OneDrive gespeichert liegen, haben nur Sie persönlich Zugriff – außer Sie teilen bestimmte Dateien oder Ordner ganz bewusst mit anderen Personen. Hier ist daher der richtige Platz für Ihre persönlichen Dokumente – in OneDrive gehört alles, was irrelevant für die gemeinsamen Projekte ist und daher seinen Platz nicht in SharePoint findet.
• SharePoint wird also für die gemeinsame Dateiablage während der Zusammenarbeit genutzt. Damit stellt SharePoint die cloudbasierte Alternative zu den klassischen File-Servern dar, die wohl in den meisten Unternehmen für die gemeinsame Dateiablage verwendet wurden und auch heute vielfach noch eingesetzt werden.

SharePoint ist dabei eng mit Microsoft Teams verwoben und automatisch in alle dort erstellten Teams und Kanäle integriert. Das bedeutet: Wer mit Microsoft Teams arbeitet, der nutzt SharePoint bereits automatisch.

Per SharePoint (wie übrigens auch per OneDrive) kann auf alle Dokumente standort- und geräteunabhängig jederzeit zugegriffen werden (vorausgesetzt, es besteht eine Internetanbindung). Dokumente und Ordner können mit anderen Personen geteilt und Microsoft-365-Dokumente wie etwa Worddateien sogar zeitgleich gemeinsam mit anderen Personen bearbeitet werden.

Kommen wir nun zur Organisation der Zusammenarbeit mittels Microsoft 365. Was hat sich hier in der Praxis bewährt?

Herzstück für die Organisation der Zusammenarbeit mittels Microsoft 365 ist definitiv Microsoft Teams. Das hat vor allem zwei Gründe:

1. Durch die verschiedenen Möglichkeiten digitaler Kommunikation erleichtert es Microsoft Teams Gruppen, miteinander zu arbeiten, auch wenn sich die einzelnen Mitglieder der Gruppen an völlig verschiedenen Orten befinden. Sowohl Chatnachrichten zwischen einzelnen Mitarbeitern als auch die Kommunikation ganzer Teams in Kanälen sind möglich – sowohl schriftlich als auch per (Video-)Telefonie. Microsoft Teams ist damit eine Art virtuelles Teambüro, in dem die Zusammenarbeit stattfindet.
2. Microsoft Teams ist eine sogenannte Hub-Anwendung. Dies bedeutet, dass das Programm Microsoft Teams zusätzlich zu seinen Grundfunktionen um Funktionalitäten anderer Programme erweitert werden kann. Wie bei einem Puzzle werden diese Funktionen modular in die Benutzeroberfläche von Microsoft Teams integriert. Das macht es möglich, sie aus Microsoft Teams heraus zu bedienen.
   Bei Bedarf können so zum Beispiel gemeinsame OneNote-Notizbücher oder auch eine Planner-Aufgabenübersicht für die gemeinsame Steuerung von Projekten integriert werden. Damit wird Microsoft Teams zur zentralen Klammer, welche die verschiedenen Microsoft-365-Tools für eine möglichst einfache Nutzung innerhalb einer Oberfläche bündelt.

Die skizzierten fünf Tools – Outlook, OneNote, SharePoint, OneDrive und Microsoft Teams – reichen also aus, um erfolgreich digital zusammenzuarbeiten?

Ja, absolut. Im Bereich des digitalen Arbeitens gilt für uns seit Jahren ein Mantra: „Keep it simple“. Mit Blick auf die EDV könnte man auch schreiben: „Keep IT simple“. Mit anderen Worten: Lassen Sie sich von den zahlreichen Tools, die Microsoft 365 mit sich bringt, nicht verwirren. Konzentrieren Sie sich auf die genannten fünf Säulen.

Dieser Toolmix hat sich nicht nur in unserer eigenen Praxis, sondern auch in vielen Beratungsprojekten als sinnvoller Start für das Nutzen der Möglichkeiten von Microsoft 365 bewährt.

Im Laufe der Arbeit kann dieser Toolmix selbstverständlich noch punktuell um andere Microsoft-365-Tools erweitert werden, etwa um Forms für Umfragen oder Microsoft To Do für die Kombination der persönlichen Aufgaben aus Outlook mit den eigenen Aufgaben aus den einzelnen Planner-Hubs. Bei Bedarf kann der Mix auch um weitere Anwendungen wie CRM- oder ERP-Programme ergänzt werden.

Doch gerade am Anfang macht der Fokus auf die fünf genannten Tools, die untereinander perfekt harmonieren, die Selbst- und Teamorganisation mit Microsoft 365 für alle Beteiligten klar und verständlich. Mit diesem 5-Säulen-Workflow können Sie mit Ihrem Team erfolgreich digital zusammen arbeiten.