Eine positive Arbeit­s­at­mo­sphäre online schaffen

Menschen, die schon an Online-Meetings teilgenommen haben, erleben diese oft als sozial kalt. Dieses Gefühl trügt nicht, denn im Gegensatz zu persönlichen Meetings gibt es ja keine echte Begegnung der Teilnehmer. Der Small Talk zu Beginn des Meetings entfällt – ein gemeinsames Mittagessen ist sowieso nicht möglich und auch die Pausen verbringt jeder für sich.

Gleichzeitig wissen wir Moderatoren, dass eine Gruppe viel besser arbeitet, wenn die Teilnehmer sozialen Kontakt zueinander haben, wenn sie wissen, welcher Mensch sich hinter dem Namen, hinter der Position verbirgt.

Auch wenn der direkte, persönliche Austausch nicht vollständig ersetzbar ist, gibt es doch einige Methoden, die helfen, ein wenig soziale Wärme in den Online-Meeting-Raum zu bringen.

Tipps, um eine positive Arbeitsatmosphäre - auch online - zu schaffen.

Vorstellungsrunden

Teilnehmer, die sich untereinander noch nicht kennen, sollten in der Vorstellungsrunde unbedingt auch ein paar persönliche Worte über sich sagen. Leiten Sie solche Vorstellungsrunden unbedingt an – zum Beispiel indem Sie Ihre Gruppe bitten, die folgenden Sätze zu ergänzen: Mein Name ist …

• Von Beruf bin ich …
• An meinem Job mag ich besonders …
• Heute bin ich hier, weil …

Orientierung, Aufmerksamkeit und Gruppenbewusstsein

Es liegt in der Natur eines Online-Meetings, dass die Versuchung, sich nebenbei (auch) mit etwas anderem zu beschäftigen, sehr groß ist. Hand aufs Herz: Für viele von uns ist dieses Multitasking gelebter Alltag. Beim Online-Meeting kann es aber schnell dazu führen, dass Ihre Teilnehmer den Faden verlieren und die Qualität des Meetings abstürzt.

Das hat schnell auch eine negative Auswirkung auf das Gruppengefühl und den „Wert“ der gemeinsamen Arbeit. Achten Sie daher während des gesamten Prozesses auf Orientierung und Gruppenbewusstsein, indem Sie

• die Teilnehmer schon am Anfang fragen, was sie brauchen, damit sie dem Meeting mit voller Aufmerksamkeit folgen können;
• klare Informationen zur Dauer des Meetings geben und die Teilnehmer fragen, ob und wann sie Pausen für die Erledigung anderer Dinge brauchen;
• im Sinne der gegenseitigen Fairness um Pünktlichkeit bitten;
• im Verlauf des Meetings immer wieder fragen, wie gut die Teilnehmer dem Meeting folgen können.

Dieses Vorgehen schafft nicht nur ein gemeinsames Problembewusstsein für die besondere Situation im Online-Meeting, sondern hilft auch, die Teilnehmer während des Meetings bei der Stange zu halten.

Sozialer Einstieg

Bei Teilnehmern, die sich untereinander schon kennen, entfällt so eine Vorstellungsrunde natürlich, dennoch sollte zu Beginn auch hier Zeit für ein paar persönliche Worte sein. Um gleichzeitig aber zeiteffizient zu arbeiten, können Sie den Soundcheck (siehe Kapitel 4.1) mit einer persönlichen Frage verbinden:

• Wie war Ihr Wochenende?
• Was haben Sie im Sommer vor?
• Wie waren die Weihnachtsferien?
• Wie ist Ihr Tag bisher gelaufen?
• etc.

Emotionale Blitzlichter

Wenn Sie Blitzlichter (siehe Kapitel 2.2) durchführen, die Ihnen ein Stimmungsbild zu einer inhaltlichen Frage liefern sollen, überlegen Sie, ob Sie dieses Blitzlicht nicht auch mit einer emotionalen Einschätzung verbinden können:

• Mit dem Fortschritt in unserem Projekt bin ich sehr/ wenig zufrieden, weil …
• Unsere Zusammenarbeit im Team finde ich …

Virtueller Small Talk

Wie wichtig Pausen sind, zeigt schon die Erfahrung aus den persönlichen Meetings. Bei den Online-Meetings gehören diese Pausen mit zum System. Das Wesen der Online-Meetings bringt es mit sich, dass wir hier zwei Arten von Pausen unterscheiden müssen:

• Pausen, die eine Unterbrechung des Online-Meetings bedeuten und die Ihrer Gruppe dazu dienen sollen, sich von den Anstrengungen dieser besonderen Kommunikationsform zu erholen.
• Pausen, in denen die Gruppe im Online-Raum bleibt und unter der Anleitung des Moderators die inhaltliche Arbeit unterbricht, um sich dem zwischenmenschlichen Austausch zu widmen. Das ist wichtig sowohl für das soziale Miteinander der Gruppe als auch für das Aufrechterhalten der Konzentration im Meeting.

Hier ein paar Vorschläge, wie Sie den Austausch innerhalb Ihrer Gruppe anregen können:

Web-Safari

Bitten Sie jeden Ihrer Teilnehmer, seine ganz persönliche, private Lieblings-Website zu zeigen. Geben Sie jedem fünf Minuten Zeit, um (über Desktop Sharing) eine kleine „Web-Safari“ durchzuführen. Dabei sollten die Vorzüge der Website präsentiert werden. Und es sollte darauf hingewiesen werden, was den Präsentator damit verbindet.

Hobby-Chat

Bitten Sie einen Teilnehmer, über den Chat Hinweise über eines seiner Hobbys zu geben, zum Beispiel: „Das mache ich im Winter …“, „Dafür brauche ich die Berge …“ etc. Die anderen raten, worum es sich handelt. Ist ein Hobby erfolgreich aufgedeckt, kommt der Nächste dran – oder Sie warten mit einem weiteren Hobby-Chat auf die nächste Pause.

Familien-Runde

Bitten Sie Ihre Teilnehmer, ein Foto mitzubringen, das sie zusammen mit Familie/Freunden/Kindern/Partnern bei einer gemeinsamen Freizeitaktivität zeigt. Lassen Sie sie diese Fotos (via Desktop Sharing oder Whiteboard) zeigen und erzählen, wo und wie das Foto entstanden ist.

Small-Talk-Runden

Initiieren Sie Small-Talk-Runden, indem Sie Ihre Teilnehmer immer wieder mal bitten, einen Satz zu ergänzen:

• Hätte ich mein Hobby zum Beruf gemacht, wäre ich heute …
• Meinen schönsten Urlaub habe ich verbracht, als ich …
• Meinen tollsten Erfolg hatte ich, als ich …

Kamera-Zu-Aufdecken

Bitten Sie Ihre Teilnehmer, Ihre Kamera mit der Hand oder einem Stück Papier zu verdecken. Anschließend bitten Sie die Teilnehmer*innen z.B. anhand einer visualisierten oder rein verbalen Fragestellung, ihre Kamera aufzudecken, beispielsweise alle, die … „schon früher am Tage an einem anderen Online-Meeting teilgenommen haben … “ oder alle, die … „vorhaben, heute Abend auswärts essen zu gehen … “. Nach jeder Fragestellung wird die Kamera von allen erneut abgedeckt. Die Fragen können gezielt persönlicher Natur sein oder sich auf allgemeine Dinge beziehen. Je nachdem, was passt.