Im Rahmen des Trennungsprozesses ist das Trennungsgespräch der alles entscheidende Meilenstein. Hier zeigt sich, wie intensiv sich Führungskräfte und Personalverantwortliche mit dem betroffenen Mitarbeiter, aber auch mit sich selbst auseinandergesetzt haben.
Aufbau des Trennungsgespräches
Ein Trennungsgespräch folgt einer eigenen Choreografie, die anders ist als das, was Sie auf Managementseminaren zum Thema Kommunikation und „diplomatische Weichmacher“ gelernt haben. Vor allem der Einstieg ist ganz anders als etwa in einem regulären Meeting.
Einstieg
Sie öffnen die Tür oder die Tür steht schon offen. Sie reichen dem Mitarbeiter die Hand und nennen seinen Namen. Sie stellen den vielleicht nicht bekannten Tandempartner vor, bieten an, Platz zu nehmen, und lassen den Mitarbeiter ankommen. Bieten Sie Kaffee oder Wasser an – verzichten Sie aber auf den sonst üblichen Small Talk à la „Wie war das Wochenende?“ oder „Schön, dass es so kurzfristig geklappt hat“. Gehen Sie nicht auf die üblichen Höflichkeitsfloskeln des Mitarbeiters („Wie geht’s daheim?“) ein. Ein Trennungsgespräch ist definitiv nicht der Ort für den Aufbau eines Wohlfühlklimas.
Warum das Ganze? Sehr viele Betroffene empfinden im Nachhinein das Einhalten der sonst üblichen Sozialfloskeln im Moment der Trennung als im höchsten Maße irritierend bis hin zur emotionalen Verhöhnung: „Erst hat sie mir noch Guten Tag gewünscht, um mich dann zu entlassen!“ Oder: „Am Anfang haben wir noch über das Wetter oder den Stau geredet und dann gab’s den Eimer kaltes Wasser ins Gesicht.“
Vielleicht hilft Ihnen die Analogie des Überbringens einer Todesnachricht – auch hier würden Sie sicher Konversationsfloskeln als völlig deplatziert empfinden. Sparen Sie sich das also, genauso wie das vielleicht gewohnte freundliche Lächeln. Wenn Sie ein eher verbindlicher, freundlicher Mensch sind, wissen Sie spätestens in diesem Moment, warum Trennungsgespräche die schwierigsten Gespräche sind, die Sie als Manager führen können und warum Vorbereitung so wichtig ist! Auch mal mit ernster Miene nichts zu sagen, gehört hier dazu.
Die Trennungsnachricht – klar, kurz und eindeutig
Die unmittelbare Trennungsnachricht, die Sie dem Mitarbeiter jetzt mitteilen, haben Sie am besten schriftlich vorformuliert, geübt und auswendig gelernt. Frei nach der Regel „Ein Satz hat fünf Worte“ ist diese
- kurz und knapp, ohne dass Sie um den heißen Brei herumreden,
- klar und dem Anlass angemessen – also ohne Witzchen oder Beschönigungen – und
- Ihnen entsprechend, das heißt, Sie machen eine Ansage in Ihrer Art und in Ihrer Sprache.
Vermeiden Sie alle Weichmacher und Abschwächer wie „vielleicht“ oder „möglicherweise“ und vermeiden Sie es auf jeden Fall, sich an dieser Stelle zu entschuldigen oder allzu umfangreich Ihr Bedauern auszudrücken. Ja, Sie stoßen den Mitarbeiter ins kalte Wasser – tun Sie es klar, eindeutig und entschlossen!
Zum Auffangen ist dann im weiteren Verlauf noch Zeit – hier geht es um die klare, eindeutige Mitteilung der Trennung. Verpacken Sie die ganze Nachricht in maximal vier bis fünf Sätze. Hierzu einige Beispiele, die Sie auf Ihre Erfordernisse anpassen können.
Personenbedingte Kündigung
„Thomas, wir haben ja wegen deines chronischen Zuspätkommens schon mehrfach zusammengesessen. Dazu hast du ja auch im März eine Abmahnung erhalten. Wir hatten vereinbart, dass sich dein Verhalten verbessert, es hat sich leider nichts geändert. Daher kündige ich hiermit dein Arbeitsverhältnis fristgerecht zum 30.9. dieses Jahres. Hiermit erhältst du deine Kündigung, die von mir und dem Personalleiter unterzeichnet wurde.“
Betriebsbedingte Kündigung
„Frau Grün, wie Sie wissen, befindet sich unser Unternehmen aufgrund der schlechten Zahlen gerade in einer Umstrukturierungsphase. Dabei werden Tätigkeiten, die bisher hier erbracht wurden, nach Indien zu einem externen Service Provider verlagert. Auch unsere Abteilung ist davon betroffen – und ganz konkret leider auch Ihre Stelle. Wir müssen uns daher von Ihnen trennen. Daher kündige ich Ihnen fristgerecht zum 31. Dezember dieses Jahres.“
Umstrukturierung
„Ralf, wie du weißt, haben wir aktuell ein Optimierungsprogramm in der Firma laufen. In diesem Zusammenhang werden bestehende Teamstrukturen neu zusammengestellt und kleine Teams mit weniger als vier Mitarbeitern zusammengelegt. Hierzu muss ich dir leider mitteilen, dass deine Stelle als Teamleiter zum Ende des Jahres wegfallen wird. Lisa wird stattdessen dein Team mit übernehmen. Wir müssen uns daher zu unserem Bedauern von dir trennen. Angesichts deiner langen Zeit bei uns und deines Engagements hier in der Firma wollen wir dies fair und einvernehmlich tun und bieten dir daher einen entsprechenden Aufhebungsvertrag an. Sollten wir uns nicht einigen können, spreche ich dir hiermit die Kündigung deines Arbeitsverhältnisses zum 31.12. dieses Jahres aus.“
Wie Sie sehen, ist die Bandbreite an Formulierungen relativ groß. Wichtig ist, dass Sie die Kernnachricht der Trennung klar, deutlich und knapp kommunizieren. Stimmen Sie die Sätze mit der Personalabteilung ab und schärfen Sie gegebenenfalls nach.
Lernen Sie die Trennungsnachricht auswendig, sodass Sie in der Lage sind, sie sicher und flüssig zu kommunizieren. Halten Sie dabei Blickkontakt mit dem Betroffenen. Nach der Mitteilung schweigen Sie und warten auf eine Reaktion des Betroffenen.
Mit Reaktionen umgehen und Brücken bauen
Dramatische Reaktionen wie Tränen, Wut oder Verzweiflung gilt es in diesem Moment einfach nur auszuhalten, am besten ohne Kommentare, Bewertungen oder Mitleidsbekundungen. Verzichten Sie also auf Sätze wie „Das ist jetzt sicher schwer für Sie“ oder Phrasen, die die Nachricht schönreden („Sie kommen sicher bald wieder auf die Beine“).
Aktives, empathisches Zuhören ohne Wertungen
Lassen Sie den Mitarbeiter kommen – hören Sie empathisch zu, aber lassen Sie sich nicht von emotionalen Äußerungen mitreißen – bleiben Sie in der emotionalen Distanz und halten Sie auch Vorwürfe und persönliche Angriffe aus. Achten Sie auf Körpersprache und Mimik des Gegenübers. Jede Erwiderung gibt Ihnen Anhaltspunkte darüber, was der Mitarbeiter gerade denkt und fühlt und welche Bedürfnisse gerade im Raum stehen.
Wenn Sie im Trennungsgespräch mit heftigen Vorwürfen oder schwierigen Reaktionen konfrontiert werden, dann erinnern Sie sich an die Liste der möglichen Reaktionen aus der Vorbereitungszeit. Wenn Ihnen keine passende Erwiderung einfällt, nehmen Sie einen Schluck Wasser und schweigen Sie. Wichtig ist, dass der Mitarbeiter sich aussprechen kann und seinen Emotionen freien Lauf lässt – hier können, ja hier müssen Sie sogar aktiv nachfragen, wenn Sie etwas nicht verstanden haben.
Halten Sie Augenkontakt und bleiben Sie emotional beim Mitarbeiter! Nichts wäre in diesem Moment schädlicher für das Gespräch, als wenn der Mitarbeiter den Eindruck bekommt, Sie hörten gar nicht zu oder wären mit anderen Dingen beschäftigt.
Sparen Sie sich weiterhin jedwede kritische Bewertung des Verhaltens Ihres Gegenübers und drücken Sie Ihre Wertschätzung aus, indem Sie einfach zuhören. Sparen Sie sich Anteil nehmende Äußerungen wie „Ich kann nachfühlen, wie es Ihnen gerade geht“ – denn ganz ehrlich: Genau das können Sie nicht, weil Sie auf der anderen Seite des Tisches sitzen und Auslöser der Reaktion sind!
Bleiben Sie während des gesamten Gesprächs ruhig und sachlich, wiederholen Sie gegebenenfalls das Gesagte und verhalten Sie sich so, dass der Betroffene auch bei einer heftigen Gefühlsreaktion sein Gesicht und seine Selbstachtung wahren kann. Gleiches gilt natürlich auch für Ihren Tandempartner.
Ab einem gewissen Zeitpunkt im Gespräch, der je nach Gegenüber früher oder später kommen wird, wird die emotionale Entladung vorbei sein und der Mitarbeiter wird beginnen, sachliche Fragen zu stellen – etwa „Warum ich?“. Diese Frage kommt in nahezu allen Trennungsgesprächen – einfach deswegen, weil der Mitarbeiter in diesem hochemotionalen Stressmoment nicht zwischen der Stelle und seiner Person differenzieren kann, da er unmittelbar und existenziell betroffen ist. Klarheit und Wertschätzung kann es hier ermöglichen, eine Brücke zu bauen, wenn Sie offen und transparent begründen, warum genau dieser Mitarbeiter entlassen wird – etwa indem Sie Entscheidungsparameter offenlegen. Verbinden Sie dies mit der Anerkennung für die gemeinsam erzielten Erfolge und Leistungen, zählen Sie besonders positive gemeinsame Momente des Erfolges auf. Der richtige Zeitpunkt hierfür liegt ganz in Ihren Händen – als Führungskraft werden Sie ein Gespür für das richtige Timing haben.
Wichtig ist, dass das Gespräch dabei nicht in eine Diskussion oder Verhandlung ausartet. Dies passiert, wenn der Mitarbeiter den Eindruck hat, es gäbe noch Entscheidungsspielraum. Ihre Haltung zur Trennung ist unumstößlich, die Entscheidung ist gefallen und mitgeteilt.
Mehr darüber, wie Sie mit kritischen Reaktionen eines betroffenen Mitarbeiters am besten umgehen, erfahren Sie in 30 Minuten Trennungsgespräche professionell führen von Dr. Jürgen Lieske.
Über den Autor
Jürgen Lieske ist Berater für faire Trennungskultur. Nach über zwanzig Jahren Manager-Tätigkeit in IT, Beratung und Finanzdienstleistung ist es die Vision seines Unternehmens Smooth Exit Consulting, die Trennungskultur in Deutschland nachhaltig positiv zu entwickeln. Dazu zählt die Vorbereitung auf Trennungsgespräche genauso wie die Unterstützung der jeweiligen Parteien sowie Newplacement- und Know-how-Sicherungsmaßnahmen.
